أودو CRM في الأردن: مسار مبيعات يجمع الرقم الضريبي قبل «جو فوترة»

أول قرار في أودو CRM لدى الشركة الأردنية هو طريقة تقسيم فرق المبيعات. قسّمها حسب قناة البيع لا حسب المدينة، لأن القناة هي التي تحدد كيف يُعالَج الاستفسار، ثم كيف تُرسَل فاتورته لاحقاً إلى «جو فوترة». والتقسيم المعتاد: الجملة المحلية، والتصدير من المناطق الصناعية المؤهلة، والمشاريع إن كانت لديك. وإذا عمل المندوب في أكثر من فريق ففعّل خيار «تعدد الفرق» (Multi Teams) من إعدادات CRM.

أما «العملاء المحتملون» (Leads)، وهي خطوة تأهيل اختيارية تسبق الفرصة البيعية، فتفعّلها من إعدادات CRM فتسري على جميع الفرق، ثم يمكنك إيقافها لفريق بعينه من خانة Leads في نموذجه. فالموزّع في عمّان الذي تصله عشرات الاستفسارات أسبوعياً من الموقع والبريد يُبقيها مفعّلة لفريق الجملة، ليستبعد أحد الموظفين أولاً رسائل الباحثين عن عمل ومن يكتفون بالسؤال عن الأسعار. أما مصنع الألبسة أو التغليف في منطقة صناعية مؤهلة فيوقفها لفريق التصدير، لأن رسالة المشتري الأجنبي تكون في الغالب صفقة قائمة فعلاً.

ثم ابنِ المراحل حول ما ستحتاجه الفاتورة، مثلاً:

• استفسار جديد
• الرقم الضريبي والاحتياج مؤكَّدان
• عرض سعر مُرسل
• أمر شراء مستلَم
• صفقة رابحة

ويمكن قصر المرحلة على فرق محددة، وحقل «المتطلبات» (Requirements) فيها يظهر تلميحاً فوق اسمها، فاكتب القاعدة هناك: لا تتجاوز أي فرصة هذه المرحلة دون دولة العميل ورقمه الضريبي. فطلبهما أثناء الحديث مع العميل لا يكلّف أكثر من سؤال واحد، أما اكتشاف نقصهما حين يرسل فريق الحسابات الفاتورة فيؤخّر إرسالها إلى «جو فوترة».

اسأل مدير مبيعات عن المعرض أو القناة التي جاءت منها أفضل صفقات الربع الماضي، وغالباً ما تكون الإجابة تخميناً. وتجيب عن هذا السؤال تقارير مصادر العملاء (Marketing Attribution) في CRM ضمن Reporting > Leads، إذ تجمع العملاء المحتملين حسب وسوم UTM الثلاثة: الوسيط والمصدر والحملة، بشرط أن يصل كل استفسار موسوماً. ومعظم القنوات تحتاج إلى إعداد أولاً: ففي الإعداد الافتراضي لا يملك عنوان بريد جاهزاً (info@) إلا فريق المبيعات الافتراضي.

• نموذج الموقع: يكتفي نموذج «اتصل بنا» افتراضياً بإرسال بريد. غيّر الإجراء (Action) إلى «إنشاء فرصة» (Create an Opportunity) واختر فريق المبيعات. والزائر الذي يصل عبر رابط يحمل معاملات UTM يُوسَم تلقائياً، وتوصي وثائق أودو بحماية النموذج بخدمة Cloudflare Turnstile.
• عناوين البريد: خصّص لفريق التصدير عنواناً مستقلاً لمشتري المناطق الصناعية المؤهلة، فيصبح موضوع الرسالة اسمَ السجل، ويمكن من حقل Accept Emails From قصر الاستقبال على جهات الاتصال المسجّلة أو المتابعين أو الموظفين.
• الدردشة المباشرة: يكتب الموظف الأمر ‎/lead فتتحول المحادثة إلى عميل محتمل مصدره Livechat، وفي سيناريوهات روبوت الدردشة خطوة «إنشاء عميل محتمل».
• المعارض التجارية: أنشئ حملة لكل معرض، واطبع لجناحك رابطاً من «متتبّع الروابط» (Link Tracker) على شكل رمز QR، فتحمل النماذج المرسلة عبره اسم الحملة. وأضف الحملة يدوياً إلى العملاء المحتملين المُدخلين من بطاقات العمل.
• إضافتا Outlook وGmail: تتيح إضافة Odoo Inbox Addin للمندوب إنشاء فرصة من رسالة في بريده مباشرةً، فيصبح موضوع الرسالة اسم الفرصة. أما إثراء بيانات العملاء المحتملين فخدمة IAP منفصلة تستهلك رصيداً واحداً عن كل عميل محتمل يُثرى.

واستخدم وسيطاً واحداً لكل قناة واردة، كالموقع والبريد والدردشة والمعارض، ليقارن التقرير بين قنوات متكافئة.

يشترط دليل أودو الخاص بالأردن الدولة والرقم الضريبي لكل عميل تُرسل فاتورته عبر «جو فوترة»، والدولة هي التي تحدد إن كانت الفاتورة محلية أو تصديرية. ويرفض أودو قبل الإرسال أي رقم ضريبي للعميل يحتوي على غير الأرقام، فسجّله دون مسافات أو شرطات أو حروف. لذا عامِل هاتين المعلومتين على أنهما من بيانات التأهيل لا من بيانات المحاسبة.

ويستطيع «الإسناد القائم على القواعد» (Rule-Based Assignment)، الذي يُفعَّل من إعدادات CRM، أن يوزّع العملاء المحتملين بناءً على هذه الحقول: فقاعدة مثل «الدولة ليست الأردن» على فريق التصدير ترسل إليه المشترين الأجانب، ويتولى فريق الجملة الباقي. ويعمل الإسناد يدوياً أو وفق جدول زمني. وفي أودو 20 يحدد إعداد «قواعد الإسناد التلقائي» لكل عضو أن يكون «دائماً ضمن التدوير» (الوضع الافتراضي)، أو «ضمن التدوير بحد أقصى»، أو «خارج التدوير»، ويُخرج خيار «إيقاف الإسناد التلقائي» (Pause auto assignment) الفريقَ كله من التوزيع. ثم يرتّب «التقييم التنبؤي» العملاءَ المحتملين الواصلين، متعلّماً من سجلّ صفقاتك الرابحة والخاسرة في CRM.

ولتثبيت مرحلة الرقم الضريبي، احفظ خطواتها خطةَ أنشطة من CRM > Configuration > Activity Plans:

• مهمة (To-Do): طلب الرقم الضريبي للعميل والتأكد من دولته
• مستند (Document): رفع شهادة التسجيل الضريبي
• بريد (Email): إرسال عرض السعر

شغّل الخطة حين تدخل الفرصة تلك المرحلة، فتظهر كل خطوة في أنشطة المندوب بموعد استحقاق خاص بها. وهكذا يرى مدير المبيعات طلبات الرقم الضريبي المتأخرة إلى جانب المكالمات والاجتماعات، بدلاً من أن يسمع عنها من فريق الحسابات.

بعد تثبيت تطبيق «المبيعات» يظهر في الفرصة زر «عرض سعر جديد». ويجب أن يكون العميل محدداً على عرض السعر قبل إرساله، وإن لم يكن للفرصة عميل فسيعرض الزر إنشاء عميل من بياناتها أو ربط عميل موجود.

ويأتي توطين أودو للأردن بالضريبة العامة على المبيعات بنسبتها الأساسية 16%، والمعاملات المعفاة، ونسبة 0% للصادرات، ومعها وضعان ماليان يُطبَّقان تلقائياً: «الأردن»، و«غير الأردن» للعملاء في أي دولة أخرى. وفي الوضع الثاني تحل نسبة 0% للصادرات محل نسبة 16%، فيُسعَّر عرض المصنع في المنطقة الصناعية المؤهلة لمشترٍ في الخارج دون تعديل البنود. وتأكد مع محاسبك من المعاملة الضريبية لكل عملية بيع. ولأن «جو فوترة» يرفض بنود الفاتورة السالبة، امنح الخصم نسبةً مئوية على كل بند، لا خصماً إجمالياً أو بمبلغ ثابت.

ويتيح «التوقيع الإلكتروني» و«الدفع الإلكتروني» للعميل أن يوقّع العرض ويدفع منه مباشرة. وتعرض طريقة «التحويل البنكي» (Wire Transfer) في أودو للعميل حساب شركتك البنكي والمبلغ ومرجع الدفع، فأضف الاسم المستعار لشركتك في CliQ إلى رسالة الانتظار (Pending Message) فيها، ثم أجرِ التسوية البنكية للتحويلات حين تصل. وللبطاقات، يذكر Amazon Payment Services، وهو مزوّد يدعمه أودو، أنه يقبل التجار المسجّلين في الأردن، فتحقّق من الرسوم والبطاقات المدعومة قبل أن تعد عملاءك بالدفع بالبطاقة.

ويجري الإرسال إلى «جو فوترة» عبر وحدة l10n_jo_edi، ويتطلب ذلك، من بين أمور أخرى:

• رقم النشاط (تسلسل مصدر الدخل)، إضافة إلى بيانات الربط التي يصدرها «جو فوترة»: Client ID وSecret Key
• اسم شركة مطابقاً لتسجيلها لدى دائرة ضريبة الدخل والمبيعات، والدينار عملةً للشركة

يُنشئ أودو الفاتورة بصيغة UBL 2.1، ويتلقى رمز QR يظهر على ملف PDF، ويمكن التحقق منه في تطبيق «سند».

بين إرسال العرض واستلام أمر الشراء، تكون رسالة SMS قصيرة بالعربية تذكيراً قليل التكلفة. يرسل أودو الرسائل النصية إلى الأرقام الأردنية برصيد IAP مسبق الدفع، إما من زر SMS بجوار رقم الهاتف، أو تلقائياً عبر قاعدة أتمتة (Automation Rule) بإجراء Send SMS، كأن تُرسل قبل انتهاء صلاحية العرض بيومين. ولهذه الرسائل حدّان: تُظهر قائمة أسعار أودو المرسل في الأردن باسم Odoo لا باسم شركتك، ولا يستطيع العميل الرد، فاختم كل رسالة برقم يمكنه الاتصال به. أما المكالمات، فيمكن في أودو 20 تسجيلها في سجل المحادثات عبر تطبيق «الهاتف» (Odoo Phone)، الاسم الجديد لوحدة VoIP، وتأكد أن مزوّد الاتصال لديك يغطي الأرقام الأردنية.

وأدِر الاجتماع الأسبوعي فريقاً بعد فريق. ففي أودو 20 تتيح قائمة All Teams المنسدلة في المسار التنقل بين مسارات الفرق، فيستعرض قائد فريق الجملة صفقاته، ثم قائد فريق التصدير صفقاته. وتمنحهما قائمة التقارير تقريرين ومؤشراً واحداً:

• «التوقعات»: الصفقات المفتوحة حسب شهر الإغلاق المتوقع مع الإيراد المرجّح
• «تحليل المسار»: أيام الإسناد وأيام الإغلاق، والخسائر حسب سببها بعد تضمين السجلات المؤرشفة
• نسبة الفوز إلى الخسارة: عدد الفرص الرابحة مقسوماً على الخاسرة

وعادتان تُبقيان الأرقام واقعية: اطلب الرقم الضريبي في أول اجتماع مع العميل، ولا تدع أي صفقة تصل إلى مرحلة «عرض سعر مُرسل» من دونه.

في مِتش (METCH)، وهي شريك رسمي لأودو لديها مستشار حاصل على شهادة أودو، نعمل مع الشركات في الأردن على ضبط CRM والمبيعات والفوترة عبر «جو فوترة» في مسار واحد متصل، وندرّب فريقك بالعربية. احجز استشارة مجانية، وأحضر معك قائمة بالمصادر التي تصلك منها الاستفسارات اليوم.